REGOLAMENTO PER L’ORGANIZZAZIONE DI EVENTI FORMATIVI E DI AGGIORNAMENTO, AI FINI DELL’ACCREDITAMENTO PER L’EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA (ECM)

Approvato in Roma, dal Consiglio Direttivo nel Settembre 2004
Modificato in Roma e approvato dal Consiglio Direttivo del 15 Marzo 2010

Regolamento della SIAPAV per l’organizzazione di attività formative
secondo le direttive della Commissione per
l’Educazione Continua in Medicina del Ministero della Salute.

Articolo 1

La SIAPAV, in conformità all’articolo 2 del proprio Statuto, che prevede anche l’attività di aggiornamento professionale e di formazione permanente degli associati, e all’art. 4 del Regolamento Generale, nonché in virtù dell’adesione sin dal 2002 al progetto del Comitato Italiano per la Ricerca Biomedica (CIRB) in tema di Scientificità e Conflitto di interesse,
si propone alla Commissione ECM del Ministero della Salute (d’ora innanzi denominata Commissione ECM) come provider accreditato per l’ECM in Angiologia e Patologia Vascolare.
Il requisito di provider appartiene alla SIAPAV il cui Consiglio Direttivo pro tempore, recependo quanto in precedenza deliberato e attuato, delibera di dotarsi degli strumenti necessari atti a garantire la migliore gestione dell’attività di formazione residenziale e a distanza, secondo quanto indicato negli articoli seguenti.
L’attività di formazione è finalizzata esclusivamente al miglioramento dell’assistenza sanitaria e non è influenzata da interessi commerciali, e la SIAPAV e si impegna ad applicare correttamente ed eticamente quanto previsto dalle normative ministeriali relative al programma ECM nel pieno rispetto del valore deontologico e della qualità scientifica di tutte le proprie attività di formazione in ottemperanza a quanto disposto dagli attuali sistemi di verifica della qualità.

La SIAPAV dichiara inoltre di possedere direttamente o tramite appositi contratti di collaborazione tutti i requisiti richiesti dal Ministero della salute per lo svolgimento di attività di formazione come provider accreditato.

Articolo 2

Ufficio Formazione e Comitato Scientifico

Al fine di armonizzare la gestione delle attività formative ed i rapporti con la Commissione ECM, il Consiglio Direttivo costituisce un proprio Ufficio Formazione, con il ruolo operativo e di coordinamento delle varie attività formative.
L’Ufficio Formazione e composto da:
- Presidente pro-tempore della SIAPAV
- Segretario-Tesoriere pro-tempore della SIAPAV
- Referente nazionale ECM, nominato dal consiglio Direttivo, che, in stretta collaborazione con il Presidente, provvede alla verifica dell’aderenza degli eventi proposti dai proponenti/organizzatori con le direttive della Commissione ECM, alle autocertificazioni societarie, e a quant’altro di volta in volta richiesto dalla Commissione ECM
- 3 Collaboratori, scelti dal Consiglio Direttivo tra i soci, con ruolo di supporto al referente nazionale e di stretto collegamento con le strutture operative della Commissione ECM (es. ecmsupporto-sanità).
- una segretaria, facente parte della Segreteria Operativa della SIAPAV
Secondo le direttive della Commissione ECM viene altresì istituito un Comitato Scientifico dell’Ufficio Formazione, composto dal Consiglio Direttivo pro-tempore e dai componenti  dell’Ufficio Formazione (ad eccezione della segretaria)

Articolo 3

L’Ufficio Formazione ha il compito di
- indicare ai proponenti/organizzatori le più opportune tipologie di attività formative
- verificare e controllare la piena aderenza delle varie proposte formative ai criteri indicati dalla Commissione-ECM
- curare l’inserimento degli eventi sul sito Ministeriale ECM e la loro validazione
- curare l’inserimento dei rapporti consuntivi sul sito ECM del Ministero
- verificare i risultati dell’apprendimento da parte dei partecipanti all’evento formativo
- inviare i certificati di assegnazione dei crediti formativi secondo le direttive della Commissione ECM.
Per la propria attività l’Ufficio Formazione dispone delle risorse indicate negli articoli 11 e 13 del presente regolamento.

Articolo 4

L’attività formativa è distinta, secondo le direttive della Commissione Ministeriale ECM in:
- formazione residenziale, con presenza diretta dei partecipanti, dei docenti e dei tutor (congressi, corsi di aggiornamento, conferenze di consenso, etc);
- formazione a distanza (percorsi formativi e di aggiornamento disponibili ai partecipanti in modalità informatica, sia on-line che off-line);
-

Articolo 5

Formazione Residenziale

Le attività formative ECM di tipo Residenziale, sono organizzata da:
a) organi istituzionali SIAPAV (Consigli Direttivo nazionale e regionali, Gruppi di Studio);
b) Soci SIAPAV che, al di fuori degli organismi istituzionali, desiderino organizzare nel territorio in cui operano, attività formative al di fuori dei programmi istituzionali e desiderino servirsi della consulenza della SIAPAV come provider;
c) Soci SIAPAV che organizzano in Italia eventi formativi sotto l’egida di Istituzioni Angiologiche Internazionali e desiderino avvalersi della consulenza della SIAPAV come provider per l’accreditamento dell’evento in Italia.
Sono altresì previste
d) la possibilità che la SIAPAV, mediante il Consiglio Direttivo Nazionale e/o dell’Ufficio Formazione, promuova l’accreditamento al Programma ECM Italiano di eventi formativi internazionali organizzati da terzi;
e) l’organizzazione di eventi formativi in collaborazione con altri provider, subordinatamente alla approvazione del Consiglio Direttivo Nazionale della SIAPAV; in tale evenienza il requisito di provider principale, al quale è deputata la responsabilità culturale dell’evento, compresa l’erogazione dei crediti formativi, rimane della SIAPAV.

Articolo 6

Nella scelta dell’argomento dell’evento formativo da organizzare, i proponenti/organizzatori dovranno tenere conto dei seguenti criteri:
- direttive nazionali e/o regionali in tema di priorità di argomenti formativi come da normative relative al progetto ECM
- bisogno formativo espresso dai Soci durante l’assemblea e/o inviate ai Consigli Direttivi Nazionale o Regionale;
- prevalenza epidemiologica
- carattere clinico di urgenza/emergenza
- possibilità ed innovazione d’intervento
- esemplarità andragogica (in analogia alla esemplarità pedagogica di un argomento adottata dai corsi di laurea)
- intervallo di tempo trascorso dall’ultima trattazione di aggiornamento.

Articolo 7
La documentazione da presentare alla Commissione ECM dovrà pervenire all’Ufficio Formazione (formazione@siapav.it) per posta elettronica almeno cinque mesi prima della data di svolgimento.
La documentazione dovrà essere allestita dai proponenti/organizzatori in ogni dettaglio, comprese le certificazioni dei relatori riguardanti il conflitto di interesse. La modulistica relativa è reperibile sul sito societario www.siapav.it.

Articolo 8

Conflitto di interesse

Al fine di ottemperare alle specifiche richieste della Commissione ECM relative alla garanzia della trasparenza sull’utilizzo delle risorse derivanti da sponsorizzazioni ed elargizioni liberali è necessario che gli organizzatori di eventi formativi ECM provvedano a quanto segue:

a) indicare sul programma/brochure dell’evento formativo se esso abbia ricevuto uno specifico supporto economico mediante l’indicazione degli sponsor

b) redigere una relazione che sarà a disposizione del Ministero della Salute indicante accanto al nome di ogni sponsor
- l’evento sponsorizzato e/o
- la partecipazione generica e non finalizzata alla realizzazione generale della manifestazione (stand espositivi, inserimento di materiale illustrativo nella documentazione congressuale, partecipazione alle spese di pubblicazione degli atti e/o di altro materiale didattico)

d) acquisire una dichiarazione dello sponsor in cui viene specificato che eventuali momenti di intrattenimento organizzati direttamente dallo sponsor non dovranno interferire con le attività dell’evento formativo supportato.

Articolo 9

Gli organizzatori e i Docenti/Relatori di attività formative ECM devono produrre all’Ufficio Formazione specifiche dichiarazioni relative a:
- assenza di conflitto di interesse,
- godimento di gettoni di presenza da parte dei Docenti/Relatori erogati dall’organizzatore

Le dichiarazioni di cui sopra sono raccolte e conservate dall’Ufficio Formazione, e il Referente fornirà alla Commissione ECM, per ogni evento formativo, l’autocertificazione della sintesi dei contenuti delle dichiarazioni dei Relatori/Docenti.

Articolo 10

L’Ufficio Formazione, verificata l’esattezza e la completezza della documentazione prodotta, provvederà all’inserimento dell’evento nel programma ECM del Ministero della Salute, dandone comunicazione agli organizzatori, con i quali rimarrà in costante collegamento per la soluzione di eventuali incongruenze segnalate dalla Commissione ECM, e l’ottemperanza a quanto previsto dall’articolo 3 del presente regolamento.

Articolo 11

Risorse e Costi per la Formazione Residenziale
Per la realizzazione dell’attività di Formazione Residenziale l’Ufficio Formazione dispone delle risorse e farà fronte ai costi di seguito indicati:

Risorse

- 30% delle quote sociali riscosse annualmente
- 10% delle quote di iscrizione (se previste) agli eventi formativi istituzionali (articolo 5 comma a)

Per gli eventi formativi di cui ai comma b) c) dell’articolo 5 del presente regolamento, in base al numero di crediti ECM ottenuti ed al relativo onere richiesto dal Ministero, gli organizzatori verseranno all’Ufficio Formazione
- la quota richiesta dal Ministero per l’accreditamento, più
- rimborso forfettario per l’attività di consulenza e provider con un minimo di 500 euro.

Per gli eventi formativi di cui al comma d), essendo la SIAPAV il provider accreditante, gli oneri saranno a carico dell’Ufficio Formazione, il quale potrà tuttavia chiedere all’organizzatore straniero un rimborso forfettario sino a una volta e mezzo della quota ministeriale, a titolo di incentivazione della partecipazione italiana all’evento internazionale.

Per gli eventi di cui al comma e) il secondo provider verserà all’Ufficio Formazione SIAPAV l’intera quota ministeriale di accreditamento.

Articolo 12

Formazione a Distanza

La Formazione a Distanza (FAD) è realizzata direttamente dalla SIAPAV, mediante il suo Ufficio Formazione, su proposta degli Organi Istituzionali (Consigli Direttivi, nazionale e regionali, Gruppi di Studio) o dei Soci.

Il Proponente dovrà presentare all’Ufficio Formazione un articolato progetto FAD redatto secondo le seguenti linee guida:

- obiettivi generali e specifici del progetto
- contenuti didattici
- preventivo di conto economico indicante
- spese di realizzazione dei supporti informatici off-line e/o on-line (da elaborare, concordare e verificare con il webmanager ed il web engineer del sito siapav.it);
- eventuali spese di spedizione ai partecipanti dei supporti informatici realizzati off-line;
- indicazione di eventuali sponsor dell’evento con i quali non dovrà sussistere alcun conflitto di interesse;
- quota di iscrizione per singolo partecipante;
- numero minimo di partecipanti per assicurare la fattibilità del progetto;
- costo dell’attività di Tutorato e/o di Direzione dell’evento, completa di indicazione nominale del Direttore e dei Tutor, nonché dei loro compiti (assistenza didattica al partecipante, correzione degli elaborati di valutazione dell’apprendimento, etc.),
- quota di iscrizione dell’evento al programma della Commissione ECM, calcolata secondo le direttive diramate a suo tempo dalla Commissione (rapportata o meno al numero dei partecipanti a seconda delle necessità),

Il Comitato Scientifico dell’Ufficio Formazione valuterà la pertinenza didattica del Progetto FAD,  con particolare attenzione al materiale didattico proposto, ne verificherà la possibilità attuativa e discuterà con il proponente eventuali suggerimenti e modifiche.
La versione aggiornata del Progetto FAD sarà quindi sottoposta dall’Ufficio Formazione al Consiglio Direttivo Nazionale per l’approvazione definitiva.
Una volta approvato, il progetto sarà divulgato dall’Ufficio Formazione nelle modalità più opportune, per la fruizione da parte dei settori sanitari interessati.
Alla conclusione dell’evento, il Direttore dell’evento FAD dovrà fornire all’Ufficio Formazione quanto necessario per il report conclusivo alla Commissione ECM ed alla erogazione dei relativi crediti formativi.

Articolo 13

Risorse e Costi per la Formazione a Distanza

La Formazione a Distanza (FAD) sarà gestita direttamente dall’Ufficio Formazione della SIAPAV, con i seguenti criteri:

Risorse

- quote di iscrizione all’Evento FAD
- contributi da Sponsor
- 15% del costo totale di ogni singolo Evento FAD

Costi

- spese di registrazione delle attività formative ECM
- spese di realizzazione dei supporti informatici on-line e off-line, comprese eventuali competenze al web engineer
- spese di spedizione ai partecipanti dei supporti informatici off-line;
- pagamento onorari di Direzione e di Tutorato
- spese di funzionamento dell’Ufficio Formazione (segreteria), compreso l’allestimento dei certificati ECM

Articolo 14

La gestione delle risorse destinate all’Ufficio Formazione della SIAPAV fa parte integrante del conto economico e del Bilancio della SIAPAV.
L’ammontare delle risorse, al netto delle spese di gestione, e delle eventuali tasse dirette ed indirette, farà parte di un deposito all’interno della contabilità e dei depositi bancari della SIAPAV, a disposizione dell’Ufficio Formazione. Il deposito sarà inserito in un capitolo di spesa del conto economico denominato “Deposito dell’Ufficio Formazione, del quale la Segreteria – Tesoreria Nazionale terrà la relativa prima nota di entrate ed uscite.